Eseménynaptár

A Döntésnyilvántartó program az Önkormányzatok működése során hozott jegyzőkönyveket, döntéseket, egyéb általános érvényű írásos dokumentumokat tárolja, nyilvántartja, azok keresését segíti.Képes az egyes szervezetek önálló nyilvántartására, évenkénti bontásra.

A program felhasználói nevekkel és jogosultságokkal védett. Az eltárolt dokumentumok csak a programon keresztül hozzáférhetők, tehát pl. egy zárt gyűlés jegyzőkönyve nem elérhető el más standard szoftver eszközzel.A program Internet alapú, MS SQL-Server adatbáziskezelőre épül.

A Közgyűlési és Bizottsági jegyzőkönyveket, határozatokat szövegszerkesztővel rögzítik; ezek kerülnek az adatbázisban eltárolásra. A tárolt dokumentumok típusára nincs megkötés, csak a kliens oldalon található megjelenítő eszköz szab határt rá.

A törzsadatok között tartjuk azokat a felhasználó által - rendszerint- bővíthető, változtatható értékeket, melyek a rendszer egységes kezelését segítik elő. A felvett értékek a használat során egy-egy választó listába kerülnek feltöltésre az összefoglaló nevük alapján.

Beállítható hogy egy testület milyen típusú döntéseket hozhat, a hozott döntés alapértelmezés szerint publikálásra kerülhet-e és ha van automatikus számképzése, akkor az milyen formában jelenjen meg.

Az egyes döntésekhez kulcsszavakat adhatunk meg, melyek a későbbi visszakeresést könnyítik meg. Lehetőségünk van arra, hogy egy fa szerkezetben kapcsoljuk össze az összefüggő kategóriákat.

A döntéshozók, kezelők felvitelre kerülnek, meghatározhatjuk, hogy a program belépéshez kapnak-e jogot vagy csak szereplői annak.

A rendszerben kezelni kívánt testületeket felvehetjük, ezekhez érvényességi időszakot rendelhetünk, megadhatjuk a testület tagjait a testületben elfoglalt beosztásukkal együtt. Beállítható hogy állandó jelleggel ki kerüljenek fel a meghívandók listájára. Meghatározhatók a jogelőd testületek.
A Testületi munka során tudjuk az egyes ülések előkészítését, gyors eredményét illetve a keletkezett jegyzőkönyvek, döntések jellemzőit és dokumentumait becsatolni.
Az egyes menüpontok elérése a beállított jogosultságok alapján történik. Emellett beállítható az is, hogy az adott személyek mely testületek munkáját követhetik nyomon.A testületek – különös tekintettel a Közgyűlésre éves, féléves munkatervvel rendelkeznek. A program segíti azt az egyes ülések nyilvántartást is.

Zárt ülést lehet eleve tervezni, vagy konkrét napirendi pontok esetén megmondani, s ezáltal a megfelelő dokumentumokat titkosan kezelni. Rögzítéskor – és később módosításokkal - lehetőség van arra, hogy egy dokumentumot csatoljunk az üléshez. Ez lehet pl. a meghívó tervezete vagy annak véglegesen kialakított változata.
Egy ülés tervezésekor meg lehet adni a meghívandókat is. Alapértelmezés szerint az adott testület tagjai bekerülnek a meghívandók listájába, felajánlásra kerülnek azok az állandó meghívottak, akiket a testület karbantartásában előírtunk, de a lista tetszőlegesen változtatható.

A megtervezett ülések egyes napirendi pontjait tudjuk a továbbiakban rögzíteni. Miután kiválasztottuk az adott testületet, mellyel foglalkozni szeretnénk, a tervezett ülések közül kijelölhetjük azt, amivel foglalkozni szeretnénk. Erről láthatjuk a meglévő adatokat.

A napirendi pont soron következő sorszámát a rendszer adja. Új ülés tervezésekor 1-től indul. A rögzített napirendi pontok sorrendjét a későbbiek során tetszőlegesen lehet változtatni. Napirendi pontokhoz előterjesztéseket lehet megadni, annak tárgyát meghatározni, hogy ki fogja az előterjesztést ismertetni: személy vagy testület, ha ehhez kapcsolódnak egyéb vélemyényező testületek, szakértők, akkor az adott anyaghoz meddig tart a "leadási határidő". Lehetséges különböző típusú dokumentumokat az előterjesztéshez csatolni.

Látszódnak azok a testületek, melyeknek előzetesen ezt az előterjesztést tárgyalniuk kell. Ha tárgyalták, akkor annak eredménye, javaslata, szavazati aránya is berögzíthető. Lehetőségünk van az üléshez jegyzőkönyvet, döntéseket kapcsolni. Az ülés adataihoz napirendi ponttól függetlenül dokumentumokat lehet a rendszerbe beléptetni, valamint jelenléti ív rögzíthető.

Végül lehetőség van a szavazati arány rögzítésére. Ha a napirend nyomán keletkezett további feladat, akkor a felelősök, határidők megadhatók. "Külsősök" esetén ki lehet választani azt a személyt, aki „helyette eljár”.

Döntések beléptetése egy egyszerű kereséssel indulhat. Az eredmények közül választhatunk egyet, azt módosíthatjuk, származtathatunk belőle vagy hatályosságát módosíthatjuk.
A származtatás abban az esetben használatos, ha meg akarjuk jegyezni, hogy mi az az alapdokumentum, melyből „kiollózva” hoztuk létre az új dokumentumot. Ez tipikusan akkor használható, ha jegyzőkönyvből hozzuk létre külön dokumentumként az ott keletkezett határozatokat.
Az egyes döntésekhez érvényességet is beállíthatunk, ha nem akarjuk, hogy a beléptetéssel egyidőben pl. érvényes legyen csak egy későbbi időpontot akarunk meghatározni pl. a közzététel idejét.
A beléptetett „döntésekhez” tudjuk a dokumentumokat fizikailag csatolni. Ennek a típusa tetszőleges lehet. A későbbi megjelenítés – megfelelő jogosultság megléte esetén – azonban csak olyan típusokat érdemes a rendszerbe beléptetni, melyeket meg is tudunk jeleníteni.

A feladatok, melyeket egy döntés vagy ülés eredménye kapcsán rögzítettünk felelősönként lekérdezhetők. A belépő azokat a feladatokat, intézkedéseket láthatja, ahol felelősnek ő van megadva vagy olyan valaki, aki jogosult az adott testületek karbantartásához.

A lekérdezések különböző szintű információkat tartalmaznak. Amellett, hogy a menüponthoz való hozzáférést jogosultsághoz köthetjük, ezen kívül még lehetőség van az egyes dokumentumok illetve belső információk „letiltásához” is.

Az ülések létrehozásánál lehetőségünk van a napirendi pontok felkerüléskor szokásos jóváhagyók rögzítésére is.

Az ülés megtörténte után rögzített döntések megtekinthetők egy összefoglaló táblában, azonosítóval, témával… Egy következő ablakon az adott döntés részletes információja jelenik meg ami az összes adatot, kapcsolatot, rögzített dokumentumot tartalmazza. Természetesen ezek elérése csak megfelelő jogosultság esetén lehetséges.

A rendszerbe beléptetett döntések, dokumentumok önállóan is lekérdezhetők illetve beléptethetők, nem csak egy ülés részeként.
Egy faszerkezetbe rendezve jelennek meg a lehetséges év-testület-döntés típus kombinációk. Ezek segítségével közvetlenül egy-egy elem kibontása után a testület berögzített döntéseit jeleníthetjük meg. A másik lehetőség, hogy a keresési feltételek között közvetlenül megadjuk azokat az információkat, melyet tudunk a keresendő döntésről.
Az alapadatok mellett látszik, hogy milyen dokumentumok lettek az adott döntéshez csatolva, van-e valamilyen hatályossági bejegyzése, milyen szavazati eredménnyel született meg a döntés – ha ezt rögzítették – van-e felelősre vonatkozó megjegyzés és ezzel kapcsolatban született-e valamilyen dokumentum.