Eseménynaptár

IRMA - Ügyiratkezelés
 
A mindenkori ügyiratkezelés központi eleme az iktatás. A dokumentumokhoz itt rendelünk az iktatószámon kívül olyan adatokat, amelyek biztosítják az ügyek követését, a tetszőleges visszakeresések sikerét. Az IRMA ügyiratkezelő rendszer teljes mértékben megfelel az új törvényeknek, rendeleteknek (KET, KEIR).

A rendszer webes felületet használ, egy szerver gépről szolgálja ki a klienseket, azaz az iktatókat, ügyintézőket. Nincs szükség nagy teljesítményű helyi számítógépekre, a régi eszközök is megfelelően használhatók, a szoftvert sem kell rájuk telepíteni, egy böngésző elegendő. A szerverhez csak az erre feljogosított adminisztrátor férhet hozzá és az adatok mentését is itt, központilag végezhetjük el. Ez jelentősen javítja adatbiztonságot is.

A felhasználókat képes „címtáron” keresztül azonosítani, jogosultságokat, hozzáféréseket akár egyénenként szabályozni.

Központi kódolt információk biztosítják az egységes kezelést, külön ügyféltörzsállomány és szabvány felület segíti a különböző modulokkal való kapcsolattartását.

Irattári terv és ezzel kapcsolatos tárgyszótár támogatja az iktatást, segíti a keresést.

Tetszőleges számú iktatókönyvvel, iktatókönyvenként megszabható iktatószám formával és ügykör csoporttal igyekszik a megszokott ügyiratkezelést támogatni. Az iktatókönyvekhez különböző jogok definiálható, amelyekkel megakadályozható akár a betekintés is.

A hagyományos – papír alapú – iktatás ugyanúgy rögzíthető, nyomon követhető, mint az elektronikus úton érkezett dokumentum.

Az események naplózásra kerülnek, és ezek különböző szűrő feltételekkel lekérdezhetők.

 

A legfontosabb funkciók röviden
 
  • Érkeztetés
- tetszőleges számú érkeztető könyv használata
- érkeztetőszám képzés könyvenként
- beküldőnél már használható a partnertörzs
- egy borítékon belül több küldemény kezelése
- postabontás - az érkeztetéstől elkülönítve is
- iktatás előkészítés/előzményezés/iktatásra küldés
- elektronikus melléklet csatolása
- átvételi elismervény nyomtatása
- szkennelési opció a programból
- automatikus érkeztetési funkció – hivatali/ügyfélkapu kapcsolat
  • Iktatás
- előzménykeresés ügyre vagy csak partnerre
- érkeztetésből iktatás, adatok átvétele
- előzmény adatok átiktatása
- külön kezelt partnertörzs, bővíthető, módosítható
- több partner kezelése iktatásonként külön megjelöléssel
- bővíthető jellemzők saját adattípus meghatározással
- listából választható elemek az egységesség érdekében
- korábbi alszámok egy képernyőn
- előadói ív nyomtatása
- azonnali határidőbe tétel és kivétel lehetősége
- irattári tételszámhoz rendelt tárgyak, ügyintézési határidővel ellátva
- szkennelési, dokumentum becsatolási lehetőség
- alszámok összekapcsolása válaszintézkedés során
- értéklistás és szabadszöveges mezők szerinti keresési lehetőség
- jogosultság szerint dokumentum betekintési jog beállítása
- napló adatok megtekintése

  • Munkafolyamat támogatás
- központi képernyőn megjelenő feladatok száma
- meghatározott feladatcsoportok átvétele
- kiadott, át nem vett feladatok ellenőrzése
- új feladat indítása - több címzettel
- akár teljes mértékben papírmentes ügyintézés
- folyamatban lévő feladatokhoz iratkezelési feladatok kapcsolása
- ügyintéző által indított iktatási kérés indítása
- elrendelt-átvett-végrehajtott feladatokról email értesítés lehetősége
- iratkérési funkció, iratmozgás történetének megtekintésével
- dokumentum csatolási és üzenési lehetőség
- „nálam lévő iratok”, amelyekre nincs folyamatban lévő feladat
- felhasználó nevében eljáró (titkárnő) meghatározása
- feladat visszautasítása indoklással
- feladatok lekérdezése különböző szempontok szerint
  • Partnerkezelés
- több cím kezelése, saját címtípusok meghatározásával
- cím érvényességi időszak megadással
- azonos partnerek összevonási lehetősége
- keresési lehetőség a már összevont ügyfelek adataira is
- ügyfél érvénytelenítés
- változások lekérdezése naplókon keresztül
  • Listák, statisztikák
- komplex irat/ügyirat keresés és nyomtatás
- ügyintézői, ügyiratforgalmi statisztikák
- hátralékos iratok
- iktatókönyv lista, időpecséttel ellátva
  • Hivatali kapu – Ügyfélkapu – E-ügyintézés
- E-group Signed Document eXpert (SDX)
- beérkező levelek automatikus érkeztetése - visszaigazolás
- csatolmányok ellenőrzése
- e-aláírás ellenőrzése - hiba esetén a küldemény visszautasítása
- kimenő iratok elektronikus aláírása
- visszaigazolások kezelése
  • Digitalizáló modul
- ActiveX által vezérelt
- felbontás/színbeállítás
- képszerkesztő/forgatás
- formátum kiválasztása
  • Egyéb lehetőségek
- külső rendszerekkel megvalósított integráció
- MS Outlookba épülő érkeztetési funkció
- tömeges iktatást támogató modul