Eseménynaptár
A rendszer webes felületet használ, egy szerver gépről szolgálja ki a klienseket, azaz az iktatókat, ügyintézőket. Nincs szükség nagy teljesítményű helyi számítógépekre, a régi eszközök is megfelelően használhatók, a szoftvert sem kell rájuk telepíteni, egy böngésző elegendő. A szerverhez csak az erre feljogosított adminisztrátor férhet hozzá és az adatok mentését is itt, központilag végezhetjük el. Ez jelentősen javítja adatbiztonságot is.
A felhasználókat képes „címtáron” keresztül azonosítani, jogosultságokat, hozzáféréseket akár egyénenként szabályozni.
Központi kódolt információk biztosítják az egységes kezelést, külön ügyféltörzsállomány és szabvány felület segíti a különböző modulokkal való kapcsolattartását.
Irattári terv és ezzel kapcsolatos tárgyszótár támogatja az iktatást, segíti a keresést.
Tetszőleges számú iktatókönyvvel, iktatókönyvenként megszabható iktatószám formával és ügykör csoporttal igyekszik a megszokott ügyiratkezelést támogatni. Az iktatókönyvekhez különböző jogok definiálható, amelyekkel megakadályozható akár a betekintés is.
A hagyományos – papír alapú – iktatás ugyanúgy rögzíthető, nyomon követhető, mint az elektronikus úton érkezett dokumentum.
Az események naplózásra kerülnek, és ezek különböző szűrő feltételekkel lekérdezhetők.
- Érkeztetés
- érkeztetőszám képzés könyvenként
- beküldőnél már használható a partnertörzs
- egy borítékon belül több küldemény kezelése
- postabontás - az érkeztetéstől elkülönítve is
- iktatás előkészítés/előzményezés/iktatásra küldés
- elektronikus melléklet csatolása
- átvételi elismervény nyomtatása
- szkennelési opció a programból
- automatikus érkeztetési funkció – hivatali/ügyfélkapu kapcsolat
- Iktatás
- érkeztetésből iktatás, adatok átvétele
- előzmény adatok átiktatása
- külön kezelt partnertörzs, bővíthető, módosítható
- több partner kezelése iktatásonként külön megjelöléssel
- bővíthető jellemzők saját adattípus meghatározással
- listából választható elemek az egységesség érdekében
- korábbi alszámok egy képernyőn
- előadói ív nyomtatása
- ügyiratdarabok kezelése; felfüggesztések rögzítése
- irattári tételszámhoz rendelt tárgyak, ügyintézési határidővel ellátva
- szkennelési, dokumentum becsatolási lehetőség
- alszámok összekapcsolása válaszintézkedés során
- értéklistás és szabadszöveges mezők szerinti rögzítés
- napló adatok megtekintése
- Partnerkezelés
- cím érvényességi időszak megadással
- azonos partnerek összevonási lehetősége
- keresési lehetőség a már összevont ügyfelek adataira is
- változások lekérdezése naplókon keresztül
- Listák, statisztikák
- ügyintézői, ügyiratforgalmi statisztikák
- hátralékos iratok
- iktatókönyv lista, időpecséttel ellátva
- Hivatali kapu – Ügyfélkapu – E-ügyintézés
- beérkező levelek automatikus érkeztetése
- kimenő iratok elektronikus aláírása
- visszaigazolások kezelése
- Digitalizáló modul
- felbontás/színbeállítás
- képszerkesztő/forgatás
- formátum kiválasztása
- Egyéb lehetőségek
- MS Outlookba épülő érkeztetési funkció
- tömeges iktatást támogató modul
